SEGUNDO CURSO
TEMA: APLICACIÓN DE LA HOJA ELECTRÓNICA EN EL PROCESO CONTABLE:
CONTENIDOS DEL CURSO:
- Conociendo la computadora
- Seguridad y respaldo de la información.
- Aplicación de formulas y funciones al proceso contable
- Automatización de documentos contables: comprobantes externos y comprobantes internos
- Registros contables.
Aplicación de fórmulas y funciones al proceso contable:
- ¿Qué son las fórmulas de Excel?
- Partes de una fórmula de Excel
- Funciones de Excel.
- Funciones por categorías.- Funciones de búsqueda y referencia, funciones lógicas, de texto, fecha y hora, financieras, base de datos.
Aplicación de fórmulas y funciones al proceso contable:
- Aplicaciones en el proceso contable
- Automatización de documentos contables
- Automatización de documentos contables:Comprobantes Externos y Comprobantes Internos.
- Registros contables
- Cálculos en el proceso contable.
- Manejar la hoja electrónica a fin de elaborar documentos administrativos y contables.
- Aplicar fórmulas y funciones de la hoja electrónica en la resolución de diferentes ejercicios con el propósito afianzar los conocimientos contables.
- Aplicación de funciones al proceso contable par solucionar necesidades especificas.
OBJETIVO.
- Aplicar fórmulas y funciones de la hoja electrónica en la resolución de diferentes ejercicios con el propósito afianzar los conocimientos contables.
BLOQUE 6
USO DEL FORMATO CONDICIONAL
USO DEL FORMATO CONDICIONAL
Objetivo. Utilizar formato condicional para aplicar un formato específico a las celdas de una cuadrícula. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.
¿Cómo se aplica el formato condicional?
Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
BLOQUE 1:
CONOCIENDO LA COMPUTADORA
HARDWARE del computador.- La palabra hardware en informática se refiere a las partes físicas tangibles de un sistema informático; sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.1 Los cables, así como los gabinetes o cajas, los periféricos de todo tipo, y cualquier otro elemento físico involucrado, componen el hardware o soporte físico.
Las computadoras son aparatos electrónicos capaces de interpretar y ejecutar instrucciones programadas y almacenadas en su memoria; consisten básicamente en operaciones aritmético-lógicas y de entrada/salida.9 Se reciben las entradas (datos), se las procesa y almacena (procesamiento), y finalmente se producen las salidas (resultados del procesamiento). Por ende todo sistema informático tiene, componentes y dispositivos de hardware, a saber:
Las computadoras son aparatos electrónicos capaces de interpretar y ejecutar instrucciones programadas y almacenadas en su memoria; consisten básicamente en operaciones aritmético-lógicas y de entrada/salida.9 Se reciben las entradas (datos), se las procesa y almacena (procesamiento), y finalmente se producen las salidas (resultados del procesamiento). Por ende todo sistema informático tiene, componentes y dispositivos de hardware, a saber:
- Procesamiento: unidad central de procesamiento
- Almacenamiento: Memorias
- Entrada: Periféricos de entrada (E)
- Salida: Periféricos de salida (S)
- Entrada/Salida: Periféricos mixtos (E/S)
Así como la esencia del ser humano no está en su cuerpo sino en un algo abstracto llamado alma, es en un elemento intangible llamado software que radica la mayor parte de la magia que ha convertido al computador en la herramienta más poderosa de nuestro tiempo.
La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un
mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe
dicho mensaje. Existen diversos enfoques para el estudio de la información:
Principales características de la información
En general la
información tiene una estructura interna y puede ser calificada según varias
características:
Significado (semántica): Del significado extraído de una información, cada individuo evalúa las consecuencias posibles y adecua sus actitudes y acciones de manera acorde a las consecuencias previsibles que se deducen del significado de la información.
Importancia (relativa al receptor): Es decir, si trata sobre alguna cuestión importante. La importancia de la información para un receptor se referirá a en qué grado cambia la actitud o la conducta de los individuos.
Vigencia (en la dimensión espacio-tiempo): Se refiere a si está actualizada o desfasada. En la práctica la vigencia de una información es difícil de evaluar, ya que en general acceder a una información no permite conocer de inmediato si dicha información tiene o no vigencia.
Validez (relativa al emisor): Se evalúa si el emisor es fiable o puede proporcionar información no válida (falsa).
Valor (activo intangible volátil): La utilidad que tiene dicha información para el destinatario.
Significado (semántica): Del significado extraído de una información, cada individuo evalúa las consecuencias posibles y adecua sus actitudes y acciones de manera acorde a las consecuencias previsibles que se deducen del significado de la información.
Importancia (relativa al receptor): Es decir, si trata sobre alguna cuestión importante. La importancia de la información para un receptor se referirá a en qué grado cambia la actitud o la conducta de los individuos.
Vigencia (en la dimensión espacio-tiempo): Se refiere a si está actualizada o desfasada. En la práctica la vigencia de una información es difícil de evaluar, ya que en general acceder a una información no permite conocer de inmediato si dicha información tiene o no vigencia.
Validez (relativa al emisor): Se evalúa si el emisor es fiable o puede proporcionar información no válida (falsa).
Valor (activo intangible volátil): La utilidad que tiene dicha información para el destinatario.
QUE ES RESPALDO DE INFORMACIÓN:
DEFINICIÓN. Básicamente, el respaldo de información, también llamado “Backup” o “Copia de seguridad”, es el procedimiento que se implementa cuando queremos tener resguardados nuestros datos o documentos en caso de que suceda algún imprevisto con nuestros sistemas informáticos, más precisamente con los discos duros, ya que estos son bastante delicados y son uno de los componentes informáticos con más alta probabilidad de presentar fallos.
DEFINICIÓN. Básicamente, el respaldo de información, también llamado “Backup” o “Copia de seguridad”, es el procedimiento que se implementa cuando queremos tener resguardados nuestros datos o documentos en caso de que suceda algún imprevisto con nuestros sistemas informáticos, más precisamente con los discos duros, ya que estos son bastante delicados y son uno de los componentes informáticos con más alta probabilidad de presentar fallos.
Un respaldo de
información bien organizado y estructurado nos permitiría volver a acceder a
nuestros documentos para continuar trabajando con la mayor velocidad y
eficiencia posibles, además de evitar que información importante se pierda, y
con ella años de trabajo.
La copia de
seguridad de nuestros datos debería ser realizado en múltiples dispositivos de
almacenamiento, y también, para mayor seguridad en la nube, en cualquiera de
los servicios que existen para ello en la actualidad. Además, deberíamos
constatar cuál de los sistemas de respaldo de información es adecuado para
nosotros entre el método del respaldo “Diferencial”
o el respaldo “Incremental”.
¿CÓMO HACER UN RESPALDO DE INFORMACIÓN?
Una de las
alternativas más sencillas y económicas, y adecuada a particulares y pequeñas
oficinas, es decir usuarios que no suelen mover, crear o manipular grandes
cantidad de documentos, es copiar los archivos a medios externos como DVDs o
CDs, pendrives, tarjetas de memoria, discos duros externos o aún a sistemas de
almacenamiento de datos online, como pueden ser OneDrive, Google Drive o
Dropbox, por citar algunos ejemplos.
Para el usuario promedio, hacer un respaldo de
información no debería ser complicado, ya que sólo es necesario una unidad de
almacenamiento externo y el software adecuado, además de un poco de paciencia.
En el caso de Windows, este sistema operativo cuenta
con una fabulosa herramienta que nos permite realizar copias de seguridad o
respaldo de todos nuestros archivos y programas, además de permitirnos
recuperar las dichas copias.
¿Qué son las referencias en Excel?
Todo usuario de Excel debe saber que todas
las hojas están divididas en columnas y filas. Esta división se hace evidente
en la interfaz gráfica de Excel de la siguiente manera:
En
la imagen anterior, la celda seleccionada (celda activa) es la celda que
se encuentra bajo la columna B y en la línea 3 y por lo tanto su dirección
dentro de la hoja será B3. La referencia de una celda
siempre constará de dos partes: la primera parte indicará la letra (o letras)
de la columna a la que pertenece y la segunda parte indicará su número de fila.
Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas)
de manera única en Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un
libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y
obtener su valor para utilizarlo en los cálculos.
Además el Cuadro de nombres siempre mostrará la referencia de
la celda activa tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:
En
conclusión, la referencia de una celda nos indica su ubicación dentro de una hoja, es decir, nos ayuda a
conocer rápidamente la columna y fila a las que pertenece.
Tipos de referencias en Excel
Una referencia siempre será la dirección de una celda dentro de una hoja y siempre
estará formada por la columna y fila en donde se ubica la celda.
Referencias
relativas en Excel
De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El término relativo significa que al momento de copiar una
fórmula, Excel modificará las referencias en relación a la nueva posición donde
se está haciendo la copia de la fórmula. Por ejemplo, supongamos que en la
celda C1 tenemos la fórmula =A1+B1. En la siguiente imagen puedes observar el
resultado de esta operación si tenemos los valores 5 y 3 en dichas celdas:
Las referencias
relativas son amplia mente utilizadas en Excel porque guardan una relación
con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es
que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará
automáticamente su columna y su fila.
Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento
de las referencias relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una
referencia relativa. Por ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia
relativa a la celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2.
=A1*2
En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado
la fórmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha fórmula es 20 ya que
se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.
Los beneficios de las referencias relativas los
observamos al momento de copiarlas hacia otra celda. Como lo he mencionado
antes, este tipo de referencias guarda una relación con la fila y la columna en
la que se encuentra así que, al momento de copiar la fórmula, las referencias
relativas serán modificadas por Excel de manera automática.
Referencias absolutas en Excel
A diferencia de las referencias relativas, las
referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de
copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces
que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos
anteponer el símbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente
fórmula tiene una referencia absoluta a la celda A1:
=$A$1*2
Esta es la misma fórmula del primer ejemplo de la sección
anterior. Así que la colocaré también en la celda B1 y la copiaré hacia abajo.
La siguiente imagen muestra el resultado de dicha acción:
Las referencias absolutas son muy útiles cuando queremos
que una fórmula haga referencia a una misma celda sin importar a dónde las
copiemos.
Referencias mixtas en Excel
Referencias mixtas en Excel
En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el símbolo “$” para fijar tanto la columna como la fila. Sin embargo, es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce como referencias mixtas.
Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el símbolo “$” a la letra de la columna y dejamos la fila sin dicho símbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el símbolo “$”al número de la fila. En la siguiente imagen podrás ver un resumen de los tipos de referencias que hemos revisado hasta ahora:
Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el símbolo “$” a la letra de la columna y dejamos la fila sin dicho símbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el símbolo “$”al número de la fila. En la siguiente imagen podrás ver un resumen de los tipos de referencias que hemos revisado hasta ahora:
BLOQUE 3
Operadores de cálculo y prioridad en Excel
Operadores de cálculo y prioridad en Excel
Operadores especifican el tipo de cálculo que desea
llevar a cabo en elementos de una fórmula, como suma, resta, multiplicación o
división. En este artículo, aprenderá el orden predeterminado en el que
operadores actúan sobre los elementos en un cálculo. También aprenderá cómo
cambiar este orden utilizando paréntesis.
·
Existen cuatro tipos de operadores de cálculo:
·
Aritmético,
·
Comparación,
·
Concatenación de texto y
·
Referencia.
En algunos casos, el orden en que se realiza el cálculo
puede influir en el valor devuelto de la fórmula, por lo que es importante
comprender el orden, y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados
que espera ver.
Las fórmulas calculan valores en un orden específico. Las
fórmulas de Excel siempre comienzan con un signo igual (=). El signo igual
indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Después
de este signo igual, puede haber una serie de elementos que se van a calcular
(los operandos), separados por los operadores de cálculo. Excel calcula la
fórmula de izquierda a derecha, según un orden específico para cada operador de
la fórmula.
Validación de datos.
La
validación de datos en Excel es una herramienta que nos ayudará a
evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de
manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra
base de datos.
La validación de datos es sumamente útil cuando quiere compartir un libro con otros usuarios y quiere que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.
BLOQUE 4
FORMATO CONDICIONAL
La validación de datos es sumamente útil cuando quiere compartir un libro con otros usuarios y quiere que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.
BLOQUE 4
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, destacar valores inusuales y ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos que se correspondan con las variaciones específicas de los datos.
Un formato condicional cambia la apariencia de las celdas en función de las condiciones que especifique. Si las condiciones son verdaderas, el rango de celdas recibirá formato. Si son falsas, el rango de celdas no tendrá formato. Hay varias condiciones integradas y también puede crear la suya propia (incluido el uso de una fórmula que se evalúe como Verdadero o Falso).
EJEMPLOS DE FORMATO CONDICIONAL
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:
Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:
¿CÓMO SE APLICA EL FORMATO CONDICIONAL?
Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar si así lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:
Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.
Tarea 1
ejercicio de operaciones básicas
Tarea 2
aplicación de formato condicional
BLOQUE 5
Objetivos del tema: Aplicar fórmulas y funciones de la hoja electrónica en la resolución de diferentes ejercicios con el propósito afianzar los conocimientos contables.
En este apartado se verán las
siguientes:
• Funciones matemáticas: Suma, Sumar.si, Contar
• Funciones estadísticas: Max, Min, Contar.si
• Funciones de tiempo: Ahora()
• Funciones lógicas: Si(),
• Funciones de búsqueda: BurcarV(), BurcarH()
ejercicio de operaciones básicas
Tarea 2
aplicación de formato condicional
BLOQUE 5
Objetivos del tema: Aplicar fórmulas y funciones de la hoja electrónica en la resolución de diferentes ejercicios con el propósito afianzar los conocimientos contables.
En este apartado se verán las
siguientes:
• Funciones matemáticas: Suma, Sumar.si, Contar
• Funciones estadísticas: Max, Min, Contar.si
• Funciones de tiempo: Ahora()
• Funciones lógicas: Si(),
• Funciones de búsqueda: BurcarV(), BurcarH()
Ejercicio 1
